Denne side er Grundejerforeningen Stenodden Sommerlands erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger.
Foreningens dataansvarlige er Stenodden Sommerlands bestyrelse. Kontaktpersonen for persondataforordningen er formanden for bestyrelsen.
Kontaktoplysninger fremgår af Stenodden Sommerlands hjemmeside under ”Bestyrelse”.
Fortegnelse.
Stenodden Sommerlands grundejerforening er som dataansvarlig forpligtiget til at beskytte personoplysninger i forbindelse med medlemskab af Stenodden Sommerlands grundejerforening.
Stenodden Sommerland grundejerforening behandler personoplysninger om det enkelte medlem i henhold til denne persondataforordning.
Foreningen behandler kun almindelige personoplysninger for at kunne opfylde foreningsrelaterede formål.
Kategorier af registrerede er medlemmer af Stenodden Sommerlands grundejerforening.
Foreningen behandler følgende personoplysninger i form af;
- Navn
- Sommerhusadresse (vejnavn/postnummer/by/land)
- Privatadresse (vejnavn/postnummer/by/land)
- Telefonnummer
- Mailadresse
Ved privatadresse forstås den adresse som er oplyst som kontaktadresse, såfremt medlemmet ikke bor fast på sommerhusadressen.
Oplysningerne indsamles på følgende måder:
- Når et nyt medlem indmelder sig i grundejerforeningen Stenodden Sommerland
- Når medlemmet henvender sig til bestyrelsen via email
- Når ejendomsformidlere henvender sig på medlemmets vegne i forbindelse med medlemskab
- Når medlemmet tilmelder sig login på hjemmesiden
Billeder der lægges ud på Stenodden Sommerlands hjemmeside betragtes som situationsbilleder, som viser en aktivitet eller en situation i foreningens interesse. Foreningens politik er derfor at sådanne billeder vil blive offentliggjort uden indhentelse af tilladelse. Et medlem kan til enhver tid anmode om, at få et sådan situationsbillede slettet, da den eller de personer, der er afbilledet ikke må føle sig udstillet, udnyttet eller krænket.
Videregivelse af personoplysninger.
Foreningen videregiver ikke almindelige personoplysninger, medmindre;
- Det er påkrævet ifølge loven, kommer fra en domstolsafgørelse, eller gældende lovgivning
- Der er tale om aftalte oplysninger, af kategorien almindelige personoplysninger, med medlemmet for kontakt af trediepart i forbindelse med henvendelse eller sagshåndtering af fejl, mangler eller anden administration indenfor grundejerforeningens ansvarsområde.
Privatlivspolitik.
Personoplysningerne behandles for at grundejerforeningens bestyrelse kan drive foreningen, samt for at kunne opfylde krav fra vedtægterne og andre regelsæt gældende for foreningen, og dermed med det formål at kunne:
- Indkalde til møder, aktiviteter, arrangementer og forsamling
- Udsende nyhedsbreve, referater, samt anden vigtig information og skrivelse
- Opkræve og registre kontingentopkrævning
- Efterleve foreningens kontraktlige forpligtigelser, samt overholdelse af regnskabslovgivningen
- Besvare konkrete henvendelser fra det enkelte medlem
- Udføre behandling i henhold til lovkrav
- Give medlemmet adgang til hjemmesidens informationer i den begrænsede adgang, inkl. forum
Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser, som opfyldelse af medlemspligter og medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter (vedtægter, m.v.), kontingenthåndtering inkl. restance og evt. retslig inkasso.
Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen opbevares de almindelige personoplysninger i en periode i op til 5 år efter udmeldelse af foreningen, og slettes når de ikke længere er nødvendige.
Opbevaring af personoplysninger.
Foreningen opbevarer personoplysningerne på følgende placeringer:
- I et medlemsregister (database) hos det firma som leverer mailservice og drift af foreningens hjemmeside, til brug for udsendelse af mails
- På Formandens og Kassererens PC, til brug for registrering af medlemmer, kommunikation med medlemmer, samt kontingenthåndtering i eksternt regnskabsprogram. Adgange er begrænset med kode som kun Formand og Kasserer kender til.
Adgang til personoplysninger.
I Stenodden Sommerland grundejerforening er det udelukkende medlemmer af bestyrelsen som har adgang til personoplysninger.
Bestyrelsens medlemmer vil dog have sine personlige oplysninger, såsom minimum sommerhusadresse, og evt. telefon nr., evt. egen mailadresse og evt. billede, offentligt på foreningens hjemmeside samt på opslagstavlen, hvilket det enkelte bestyrelsesmedlem accepterer ved indtrædelse i bestyrelsen.
Sikkerhed.
Hvis der opdages brud på datasikkerheden eller hvis personoplysninger på anden vis er blevet stjålet, kompromitteret eller hacket, vil Datatilsynet og evt. politi blive kontaktet.
IT systemer.
Databeskyttelse tænkes ind når der købes eller opsættes nye IT-systemer eller ændres på de nuværende. Foreningen er opmærksom på, at systemet gerne må bidrage til;
- At foreningen ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt
- At foreningen ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt.
- At foreningen ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til
Databehandleraftale
Foreningen har indgået databehandleraftale med leverandører som behandler personoplysninger på foreningens vegne, f.eks. emailsystem og webhosting.
Medlemmernes rettigheder.
Medlemmer har en række rettigheder, som skal styrke den enkeltes retsstilling. De vigtigste rettigheder, som nævnes i forordningen er:
- Retten til at modtage oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt).
- Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret).
- Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse).
- Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt).
- Retten til at gøre indsigelse mod, at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
- Retten til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering.
- Retten til at flytte sine personoplysninger (dataportabilitet).
Det enkelte medlem kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende sig til foreningens dataansvarlige.
Behandling af indsigelse og sletning af data.
Hvis den dataansvarlige modtager en henvendelse med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Ønsker medlemmet at klage over behandlingen af personoplysninger, er der mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.
Af vedtægtsmæssige årsager og for dokumentation af historik, gemmes data omkring bestyrelsens referater (generalforsamling, regelsæt, vedtægter, m.m.) i digital form, hos grundejerforeningens databehandler for drift af hjemmesiden. Data slettes ikke.
Samtykke fra medlemmer.
Grundejerforeningen udsender nyhedsbreve og kontingentopkrævning på email til medlemmer som har oplyst en mailadresse.
Grundejerforeningen kræver login for at tilgå visse informationer på foreningens hjemmeside, samt for deltagelse i foreningens forum på hjemmesiden.
Det enkelte medlem kan til enhver tid framelde sig modtagelse af disse nyhedsbreve på email eller afmelde sit login til hjemmesiden, ved at kontakte bestyrelsen og bede om at blive fjernet fra modtagerlisten eller få slettet sit login.
Framelding af nyhedsbrev eller login til hjemmesiden, betyder at medlemmet ikke vil modtage nyhedsbreve, da disse ikke udsendes pr. brev og at medlemmet ikke kan tilgå visse informationer på hjemmesiden og ikke kan deltage i foreningens forum.
Ændring af persondataforordningen.
Foreningens bestyrelse forbeholder sig ret til at foretage ændringer i privatlivspolitikken uden varsel.
Den til enhver tid gældende persondataforordning og privatlivspolitik er tilgængelig på Stenodden Sommerlands hjemmeside, mærket med dato for seneste revision. Ved væsentlige ændringer vil det enkelte medlem modtage information om ændringen.
Skulle der være spørgsmål til persondataforordningen eller de personoplysninger som indsamles og behandles, er man velkommen til at kontakte bestyrelsen eller kontaktpersonen for den dataansvarlige.
Revision 1.0.0 Oktober 2019